El trámite “Apostillar” es una legalización única, y resulta de colocar en un documento público o privado, una nota o documento que certifica la autenticidad para ser usado en otro país.
Una «apostilla» es una forma de autenticación expedida a los documentos expedidos por un país para uso en otros países que participan en la Convención de La Haya de 1961. Si el país de destino no participa en el Convenio de La Haya, los documentos que se envíen a ese país pueden ser «autenticados» o «certificados» en la respectiva Embajada o Consulado de dicho país.
Se utiliza para poder usar un documento de un país a otro país, puede ser un documento oficial o una copia certificada de un documento oficial. Por ejemplo, para matrimonios, adopciones y herencias internacionales, pero también para contratos sencillos. La apostilla es una certificación oficial de que el documento es un original o una copia verdadera del original. Sin embargo, no certifica que el contenido del documento original sea correcto.
Actualmente son 110 miembros de la Convención de la Apostilla:
Albania, Alemania, Andorra, Argentina, Australia, Austria, Bielorrusia, Bélgica, Bolivia, Bosnia-Herzegovina, Brasil, Bulgaria, Chile (desde 30 de agosto de 2016), China (sólo Hong Kong y Macao), Chipre, Canadá, Costa Rica, Colombia, Corea del Sur, Croacia, Dinamarca, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Honduras, Hungría, Islandia, India, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Marruecos (desde el 14 de agosto de 2016), Mauricio, México, Mónaco, Montenegro, Nicaragua, Noruega, Nueva Zelanda, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, República Dominicana, República de Macedonia, Rumania, Rusia, Serbia, Sudáfrica, Surinam, Suecia, San Vicente y las Granadinas, Suiza, Tajikistan, Turquía, Ucrania, Uruguay, Venezuela y Vietnam.
La apostilla de La Haya la puede solicitar cualquier persona portadora de un documento público cuya autenticidad desee certificar.
La apostilla puede aplicarse en:
a. Documentos provenientes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial, agente judicial y Notario Público.
b. Documentos administrativos certificados por un Notario Público.
c. Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.
Sin embargo, no se aplicará a:
a. Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
b. Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
Los documentos apostillados no requieren ser autenticados por la dependencia consular en el país donde se emitieron los documentos, ni por la Secretaría de Relaciones Exteriores.
